Правила оформления электронных писем

Общие правила

Периодически ко мне приходят письма от студентов (и не только), в которых грубо нарушаются правила оформления электронной корреспонденции. Чтобы не отвечать каждый раз заново, я решил создать эту страницу. Если я ответил на Ваше письмо ссылкой на эту страницу, я очень прошу на меня не серчать, а последовать советам по грамотному оформлению писем. Внимание: если я не ответил по существу на письмо, а направил Вас сюда, то письмо я мог и не дочитать. Не удивляйтесь, если я через какое-то время не смогу даже вспомнить факт получения письма. Для получения содержательного ответа нужно оформить письмо заново, учитывая приведённые ниже правила.

Однословная или расплывчатая тема типа «Вопрос», «Экзамен» и т.п. почти гарантирует, что в ответ на письмо я вышлю ссылку на настоящую страницу. Особенно это касается замечательнейшей темы «(no subject)». Также не нужно начинать неожиданно обсуждать какой-либо вопрос в переписке, тема которой посвящена изначально совершенно другому.
Если письмо на русском написано с откровенным пренебрежением к русскому языку (предложения с маленькой буквы, нет знаков препинания), и автор письма не является моим близким другом или давним коллегой, в ответ на письмо придёт ссылка на настоящую страницу.
ЕСЛИ ЗАПАЛА КЛАВИША CAPS LOCK, то пришла пора менять клавиатуру. Темы писем тоже не надо писать большими буквами.
Если основная цель письма — вопрос ко мне, и он один, то его сразу можно указать в теме. Например: «Когда будет консультация по курсу комбинаторики?»
Если у Вас несколько вопросов, и они не связаны между собой, их лучше задать в разных письмах (естественно, озаглавив соответствующие письма по-разному).
Современные почтовые клиенты объединяют письма в Ветви/Потоки/Threads — если бы этого не было, мой почтовый ящик уже трещал бы по швам. При этом в каждом потоке естественно обсуждать одну тему. В крайнем случае, очень схожие темы. Для того, чтобы это работало, при ответе на мои письма нажимайте кнопку Ответить/Reply. При этом к теме письма автоматически добавится «Re: », и почтовая программа будет понимать, что продолжено текущее обсуждение, а не начато новое. Не создавайте для ответа письмо с новой темой.
Если в переписке участвуют несколько человек, нажимайте Ответить всем/Reply All, если только Вы не убеждены, что Ваш ответ будет совершенно бесполезен участникам обсуждения.

Приведённые выше правила ни в коем случае не означают, что нужно писать мне письма подчёркнуто вежливо, начиная со слов Глубокоуважаемый…, а заканчивать С искренним уважением, навеки Ваш…. Просто письмо не должно быть неряшливым и не должно требовать на прочтение и ответ больше времени, чем того заслуживает ситуация. Набор советов по деловой переписке в целом можно найти, например, в этой брошюре, а можно и видео посмотреть.

Студентам, присылающим домашнее задание

Если мне прислали письмо с выполненным домашним заданием, не соблюдя требований, указанных на странице соответствующего курса, велики шансы, что я вышлю ответом на письмо ссылку на эту страницу, не прочтя письмо по существу. Примеры несоблюдения правил:

Письмо отправлено не в точности на тот почтовый адрес, на который я просил это сделать. Например, вместо адреса dainiak+sfx@… указан адрес dainiak@….
Тема письма не в точности соответствует требуемому формату. Например, если требуется формат НомерГруппы Фамилия НомерЗадания, а тема письма Фамилия НомерГруппы НомерЗадания.
Не соблюдён формат файлов. Например, нужно было выслать домашнее задание в pdf, а оно выслано в jpeg.
Не соблюдена комплектность. Например, нужно было выслать текст программы и входные данные для неё, а выслан только текст программы.
Не соблюдена структура. Например, нужно было выслать zip-архив с двумя файлами, а высланы сами файлы по отдельности.
Если это отсканированные/сфотографированные рукописные страницы, автор которых не потрудился выровнять яркость (так, чтобы разборчиво был виден текст) или повернуть изображение так, чтобы это не приходилось делать мне.
Выслана только часть задания с клятвенным обещанием прислать оставшееся через пару дней/часов/минут/секунд, если только я явным образом не разрешил так делать. (Применимо, даже если вторая часть была-таки выслана).